A importância da Gestão à Vista nas organizações

Você já imaginou um jogo de futebol sem placar? Você vai ao jogo, vê um monte de gente correr para lá e para cá. Algumas vezes a bola entra na rede, as pessoas pulam para comemorar, mas não existe um registro do que aconteceu ali. Depois todo mundo volta para casa. Nada é medido.

Você acha que haveria paixão pelo futebol? O placar de uma partida funciona com o mesmo princípio da gestão à vista, algo que defendo como o ideal para todas as empresas. Tem a mesma função do painel de controle de um automóvel.

Se você pegar um carro e não sabe quanto tem de gasolina nem se a velocidade está certa, não vai conseguir gerenciar o momento certo de abastecer, de acelerar ou frear. Algo vai dar errado em algum momento. Quem em sã consciência aceitaria voar num avião sem o painel de controle? Bem, a gestão à vista vem para responder a questões como essas no universo das empresas.

Colocar dados à vista para todos ajuda a calibrar onde deve estar concentrado o esforço individual, para que o resultado coletivo seja alcançado. No entanto, não basta escolher qualquer indicador e estampá-lo nas paredes da fábrica ou do escritório.

Encontramos em certas empresas quadros de gestão à vista que só dão trabalho para quem executa e ninguém nunca lê. Por quê? Certamente porque apresentam os indicadores errados no local errado. Seria o mesmo que você estar num jogo de Flamengo e Corinthians e o placar mostrar o resultado de Fluminense e São Paulo.

Os indicadores devem ser mostrados às pessoas certas e devem atender a uma necessidade de controle. Você não precisa abrir números de uma área para a outra. Mas cada um precisa saber sobre o jogo que está jogando.

Para divulgar o que é importante para as pessoas certas,  é preciso pensar especificamente em determinadas áreas. Nas fábricas, em vez de haver gestão à vista em quadros grandes num só ponto da linha de produção, seria preciso haver quadros menores, colocados estrategicamente em posições onde o controle é necessário, seguindo as instruções do padrão técnico de processos.

Esse padrão fornece, a cada etapa do processo, os indicadores com as metas a ser atingidas. No setor de vendas, é necessário que cada vendedor saiba de seu desempenho quando comparado ao de seus pares. Cada supervisor deve ter os próprios indicadores.

Certa empresa que conheço bem faz uma reunião diária matinal com todo o setor comercial. Cada vendedor recebe uma folha de papel com seus resultados anteriores e as metas do dia, da semana e do mês.

O supervisor, que se reúne com seus dez vendedores todo dia, tem sobre sua mesa de reunião um quadro com os resultados da supervisão atualizado diariamente para que ele possa comentar com sua equipe. Finalmente, o gerente de vendas também tem seus indicadores para que possa comentar ao fim da reunião. Uma empresa sem gestão por indicadores e metas é como um barco à deriva.

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De 50 para 10: Mude de KPIs estáticos para Tempo Real

Um estudo recente do Instituto de Performance Avançada (The Advanced Performance Institute)
denominado “20 anos de Mensuração e Gestão da Performance dos Negócios” (20 Years of Measuring and Managing Business Performance) revelou que menos de 20% das empresas afirmam que obtém conhecimentos regulares (geralmente usando Indicadores de Desempenho ou KPIs – Key Performance Indicators), que melhoram dia a dia as tomadas de decisões em todos os níveis.

O mesmo estudo mostra que a alta administração parece se beneficiar, mas não todos. Porque é assim?  De acordo com minha experiência isso se origina do fato que os KPIs foram feitos para as “Reuniões Mensais de Diretoria” – contendo 50 slides da plataforma de Gestão de Processos e Negócios. Para melhorar o dia a dia das tomadas de decisões em todos os níveis, as organizações precisam repensar os KPIs e focar na redução do número de KPIs, enquanto movem estes do estático para KPIs em tempo real.

Há três pontos para considerar quando se repensa sua estratégia de KPI e muda de estático para tempo real:

Maturidade do KPI em Tempo Real

A organização está pronta para acompanhar KPIs em tempo real? As questões chave são:

  • Pessoas específicas dentro da sua organização podem manusear e gerenciar essas métricas?
  • Os recursos de base de dados na qual os KPIs são derivados podem ser acessíveis?

Um modo de avaliar isso é a empresa definir os KPIs, a origem e a frequência de atualização e avaliação. Uma vez que se tenha esse “KPI Inventory” (“Inventário de KPIs”), estes podem ser agrupados por organização (usuários de KPIs) e atualizar/revisar a frequência para melhor determinar como redesenhar as métricas de negócios, que é outro ponto a considerar.

Redefina as métricas do seu negócio

Isso pode incluir KPIs mais novos e/ou a frequência de atualização e uso. KPIs trimestrais podem migrar para mensais, mensais para semanais, semanais para diários e diários para tempo real? Usando os critérios de maturidade acima, os dados que alimentam esses KPIs podem ser acessados nessa base? A visibilidade e/ou habilidade de reagir para seu novo conjunto de KPIs em tempo real podem conduzir melhor valor do negócio? Finalmente, a sua organização pode lidar com esses KPIs em tempo real?

Dois exemplos de como redesenhar as métricas do seu negócio:

Novos Tipos de Indicadores de Performance – KPIs

Enquanto a rentabilidade é normalmente mensurada em base trimestral ou mensal em nível corporativo, as organizações podem melhor conduzir a rentabilidade entendendo isso como um produto “custo por”, como é no estágio da manufatura/industrial. Alguns produtos onde os rendimentos ou flutuações na qualidade da matéria-prima aumentam ou reduzem os custos, podem ter um impacto real na lucratividade da empresa. Quando todos os produtos são gerenciados pelo “custo-por” KPIs em toda a organização e em tempo real, fatores da lucratividade da empresa podem ser melhor entendidos.

Um KPI que conduz valor de negócio vai de semanal a tempo real

Em algumas cadeias de abastecimento onde a conformidade ambiental pode ser um grande fator, ambos em termos de rentabilidade/lucratividade em percepção pública, gerenciando KPIs tais como a taxa de reciclagem dos resíduos, marcas de carbono e de água em nível de tempo real pode permitir as organizações gerenciar melhor suas métricas verdes.

Mantenha isso simples e breve (KISS – Keep it Short and Simple)

Informação em tempo real permite reduzir o número de KPIs usados para se gerenciar um negócio. Os 50 slides de BPM em muitos casos não são necessários. Enquanto KPIs em tempo real podem beneficiar todos em uma organização, cada membro do time precisa manter o foco específico pertinente a sua função, nível e capacidade para responder a KPIs em tempo real. Portanto, simplificações precisam ter o lema: curto, simples e fácil de acessar e revisar.

Em resumo, reduzindo e migrando alguns KPIs para tempo real, benefícios podem ser dirigidos para o seu negócio através da força de todos os níveis de uma organização e melhorias diretas na cadeia de suprimentos.

Fonte: John Oskin, Sage Clarity. Tradução: Patricia Trevisan

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