Até pouco tempo atrás, toda essa estrutura era construída em cima de uma base totalmente analógica, com cálculos, armazenamento, segurança e disponibilidade, totalmente dependentes de estruturas físicas como arquivos em papel e registros individuais de cada fornecedor, cliente ou órgão fiscal.

Hoje as coisas estão bem diferentes. Não são mais precisas aquelas pilhas e pilhas de documentos sendo analisados a cada pagamento ou recebimento. Nem cadastros repetidos a cada nova nota emitida, gerando um imenso retrabalho. Mas é claro que ainda existem aqueles que resistem ao modelo de documentação eletrônica com uma interface digital.

Talvez por um receio comum em épocas de transição, ou mesmo a resistência natural do ser humano à mudança, muitas empresas ainda tramitam tudo em papel, alegando que sem ele não há como provar a transação ou entregar documentos físicos quando solicitados. É importante entender que este é um tempo de mudança e que estamos vivendo ao vivo essa alteração entre épocas do trabalho contábil e fiscal.

Já não é preciso guardar papel de NFe, CTe, NFSe, NFCe, ente outros documentos eletrônicos. Os lançamentos desses documentos para qualquer órgão requeredor pode ser feito de maneira automática. Isso garante que os itens e impostos sejam exatamente os declarados nos documentos, além de evitar retrabalho e erros humanos.

Essa é uma tecnologia que vem ajudar o contador e a empresa, facilitando seu trabalho e auxiliando na criação de uma rotina e processos mais ágeis e de fácil gerenciamento. Dentre as mais importantes evoluções que a tecnologia de armazenamento digital trouxe estão:

  • Colaboração através da comunicação online entre o contador e suas empresas, facilitando processos e troca de informações.
  • Compartilhamento de documentos, inclusive na formulação e ajuste dos mesmos a quatro mãos (contador e cliente).
  • Sistema de entrega de guias digitais (eliminando motoboy, correios e sistemas leva-traz).
  • Diminuição do papel com os documentos eletrônicos de validade jurídica (NFe, NFCe, CTe, etc.). Todos estes documentos deverão ficar armazenados em meios digitais eliminando os arquivos e depósitos de papel. Melhora na localização, entrega e diminuição de custo com pessoal, área, seguro e operação.
  • Velocidade no lançamento de documentos eletrônicos, evitando redigitação e erros.
  • Emissão de relatórios mensais e anuais em sistema digitais, evitando acumulo de papel (balanços, balancetes, diário, razão, etc.) e podendo usar uma interface amigável e única para diversos processos e clientes.

Antes o contador tratava de cada empresa de modo individual, acompanhando e fazendo a gestão de cada processo fiscal da empresa. Nos dias de hoje é possível fazer a gestão de todos os clientes em uma única interface e ter acesso a qualquer documento emitido ou recebido pela empresa, através do CNPJ. Outra importante vantagem é a da segurança.

A segurança sempre está relacionada com quem tem o acesso e quão forte são as paredes de onde estão guardadas as informações. Os maiores problemas como vazamento de informação são causados por descuido e mau uso dos próprios usuários, bem como de sistema sem a devida parede digital (criptografia e autenticação segura). O “X” da questão é que é muito mais fácil controlar o acesso e a segurança desses dados de forma digital.

Vale salientar que todos os órgãos municipais, estaduais e federais, já estão aptos a utilizar o recebimento de documentos eletrônico, mesmo que isso não seja uma obrigatoriedade legal.

Acredito que a maior dificuldade está na cultura do papel e no retorno de investimento mal calculado. É uma questão de tempo, as novas gerações não aceitarão o modelo atual com papel e retrabalho. Estamos no meio da mudança.

Autor: Adão Lopes – CEO da Varitus Brasil