Vimos no primeiro artigo da série Business Intelligence em Radiologia (leia o artigo aqui) como um serviço pode avaliar sua saúde através do uso de KPIs (Key Performance Indicators), uma ótima maneira para se definir e medir quantitativamente o progresso em relação a metas estabelecidas. Essas metas, quando alinhadas com a visão e missão da organização, permitem que os radiologistas criem um plano operacional para entregar resultados que ajudem a organização a cumprir sua estratégia para o sucesso.
A radiologia e demais setores do healthcare podem se beneficiar muito do uso desses indicadores, pois possuem processos em geral bastante difíceis de serem medidos, por exemplo, os que envolvem controle de qualidade.
A elaboração dos KPIs deve ser um esforço conjunto entre representantes de todos os stakeholders da organização, pois assim será possível desenhar os indicadores que melhor representem suas ambições.
Vou tentar ilustrar com um exemplo. Suponha que seu serviço seja focado em oferecer excelência em atendimento. Se isso for uma das missões do grupo certamente existirão metas que direcionem as melhorias em atendimento ao cliente do serviço, como por exemplo, diminuir o número de reclamações em 20%, ou reduzir a taxa de extravasamento de contraste em 30%, reduzir o tempo de espera, etc. Uma vez mapeada as metas, a definição dos KPIs torna-se quase óbvia: número de queixas/ano ou porcentagem de extravasamentos a cada 100 exames ou tempo entre a chegada do paciente e o início do exame.
Outro cenário. Seu departamento passa por um momento em que os gestores estão cobrando o (famigerado) “aumento de produtividade”. Ok, quais são as metas? Aumentar o número de exames realizados? Ou o número de laudos semanais de cada radiologistas? Perceba que para definir os melhores indicadores, os gestores precisam conhecer bem sua operação. Se os radiologistas já laudam o bastante, talvez não seja a melhor ação cobrar mais laudos. O problema pode estar na baixa taxa de ocupação de determinada sala de exame, ou a lentidão do staff em posicionar os pacientes. Esses problemas são passíveis de monitorização através de KPIs específicos: tempo de exame, tempo de sala, tempo de preparo, etc.
Recomendo a leitura do excelente artigo de Abujudeh et al, do MGH, Key Performance Indicators for Measuring and Improving Radiology Department Performance (RadioGraphics 2010; 30:571–583). No texto, o autor descreve como seu departamento estruturou o processo de elaboração e definição dos KPIs, em conjunto com a administração do hospital, afim de garantir que o programa de BI do departamento de radiologia de fato entregasse valor a toda a organização. Além disso, mostra como os indicadores devem ser periodicamente reavaliados, afim de readequá-los às novas metas e tendências do time, eventualmente sendo substituídos por outros indicadores ou até mesmo excluídos, caso uma meta já tenha sido comprovadamente e consistentemente batida.
Na próxima coluna vamos falar sobre o Turnaround Time, talvez um dos indicadores mais importantes da radiologia: por que seu uso no Brasil ainda é baixo?
Refs:
Quality Initiatives: Key Performance Indicators for Measuring and Improving Radiology Department Performance
Hani H Abujudeh, MD, Rathachai Kaewlai, MD, Benjamin A Asfaw, MHSA, and James H Thrall, MD
Artigo original de Thiago Julio, MD, publicado no Jornal da Imagem.